5 dicas para reuniões mais efetivas utilizando a nuvem

Segundo o Google, funcionários gastam uma hora e meia por semana apenas com gerenciamento de agenda. No entanto, esse é o ponto que vamos tratar com a ajuda da tecnologia, que são 5 dicas para reuniões mais efetivas utilizando a nuvem.

Por exemplo, estima-se que o custo de reuniões improdutivas seja de cerca de $37 bilhões por ano nos Estados Unidos, conforme estudo da Universidade da Carolina do Norte, com 195 funcionários em todo o sudeste dos EUA e mais de 300 reuniões relatadas.

No Brasil, não é diferente: a frase de que uma reunião poderia ter sido um e-mail é recorrente no mercado corporativo.

Contudo, com o objetivo de melhorar esta perspectiva e tornar a rotina mais produtiva, soluções de tecnologia surgem para elevar o nível das reuniões, resultando em maior satisfação dos colaboradores, bem como na execução final de cada trabalho.

5 dicas para reuniões mais efetivas utilizando a nuvem

Então, com essas cinco dicas abaixo, você conseguirá aprimorar o agendamento e efetividade das reuniões utilizando a nuvem:

1. Torne as reuniões mais convenientes

O primeiro passo para melhorar as reuniões está na experiência de agendamento de um local apropriado e com os dispositivos necessários.

O Google Agenda permite a sugestão automática de salas de conferência próximas de cada participante e, ainda, lista os equipamentos disponíveis em cada sala.

Porém, é necessário que o administrador de TI registre todas as salas de reunião e seus respectivos equipamentos com antecedência.

Outra recomendação é sempre manter uma opção de videoconferência pelo Hangouts Meet, caso algum participante tenha imprevistos e não possa comparecer pessoalmente.

2. Agende só o tempo necessário

Com o tempo cada vez mais disputado, é importante se atentar para o intervalo escolhido para os seus compromissos na agenda.

Por isso, seja realista e, caso tenha alguma reunião que possa ser concluída em menos de 15 minutos, considere enviar um bate-papo via Hangouts Chat ou, até mesmo, por e-mail.

Entretanto, nas configurações do Google Agenda é possível, ainda, reduzir a duração predefinida das suas reuniões em 5 ou 10 minutos com a opção “Reuniões rápidas”.

3. Respeite as horas de trabalho

Como forma de evitar reagendamentos, procure não marcar nada para as primeiras horas do expediente e busque por períodos que não comprometam os horários de almoço e de saída dos participantes.

Uma das formas de manter os colegas de trabalho a par dos seus compromissos é adicionar alertas automáticos de sua indisponibilidade fora do seu expediente.