A ascensão do trabalho remoto que vem ocorrendo nos últimos anos altera significativamente as regras do jogo no mercado de software colaborativo. Ferramentas de edição de documentos em tempo real, como o Google Docs ou o Microsoft Office Online, tornaram-se indispensáveis para equipes de qualquer tamanho. Neste artigo, veremos o ONLYOFFICE Docs, uma alternativa de código aberto para os líderes existentes no setor, mergulhando em seus principais recursos, benefícios e preços.
O que é ONLYOFFICE Docs?
ONLYOFFICE Docs não é um recém-chegado relativo à indústria. Ele existe desde 2012. Em poucas palavras, o ONLYOFFICE Docs é um pacote de escritório on-line de código aberto que é distribuído gratuitamente sob AGPL v3 e oferece edições comerciais para PMEs e desenvolvedores de software.
O pacote de escritório consiste em editores baseados na web para documentos de texto, planilhas, apresentações e formulários preenchíveis e foi projetado para criar um ambiente colaborativo em um servidor local ou em uma nuvem privada da AWS.
Interface
A interface da suíte é intuitiva e muito familiar às últimas edições do Microsoft Office. Você encontrará todas as ferramentas de edição e colaboração na barra de ferramentas superior dividida em abas. A navegação pelos elementos da interface é fácil e mesmo usuários inexperientes não terão problemas para encontrar o que precisam.
ONLYOFFICE Docs vem com três temas de interface – Clássic, Clássica Claro e Escuro. Você pode alternar entre os temas a qualquer momento nas Configurações Avançadas.
Formatos compatíveis
O que torna o ONLYOFFICE Docs uma alternativa decente ao Microsoft Office online é sua total compatibilidade com arquivos do Word, Excel e PowerPoint. A suíte de escritório usa os formatos OOXML (DOCX, XLSX e PPTX) por padrão, para que você possa trabalhar perfeitamente com as extensões de arquivo mais populares.
Além disso, o ONLYOFFICE é compatível com outros formatos populares através da conversão para OOXML. Por exemplo, o pacote office permite trabalhar com os formatos desatualizados da Microsoft (DOC, XLS e PPT), formatos OpenDocument (ODT, ODP e ODS) e outros, incluindo TXT, RTF, EPUB, FB2 e HTML.
O visualizador integrado possibilita abrir arquivos PDF e DjVu e até convertê-los para DOCX.
Ferramentas de edição
Como uma suíte de escritório moderna, o ONLYOFFICE Docs permite criar documentos de texto, planilhas e apresentações para qualquer finalidade usando um grande conjunto de recursos de edição e formatação. Você pode facilmente aplicar várias fontes e alterar seu tamanho, criar e personalizar estilos, inserir diferentes objetos (tabelas, imagens, gráficos, formas, cabeçalhos, rodapés, etc.) em documentos de texto, analisar e visualizar dados usando formatação condicional em planilhas, criar slides e aplique transições ou animações em apresentações e muito mais.
É importante ressaltar que os editores do ONLYOFFICE vêm com plugins de terceiros. Essas extensões habilitam novos recursos além da funcionalidade padrão ou possibilitam a conexão de vários serviços. Devido aos plugins, a suíte de escritório se torna mais poderosa tornando a experiência de edição mais agradável.
Por exemplo, usando os plugins Mendeley e Zotero, você pode criar rapidamente bibliografias e aplicar o estilo de citação necessário com apenas alguns cliques. Os plug-ins Google Translate e Deepl são projetados para traduzir texto em idiomas estrangeiros. Com Telegram e Jitsi, a comunicação fica muito mais fácil. Também é possível editar imagens e inserir vídeos do YouTube.
Formulários preenchíveis
O que distingue o ONLYOFFICE Docs de outros conjuntos de escritório é a capacidade de criar formulários preenchíveis. A partir da versão 7.0, você pode criar documentos com campos preenchíveis do zero ou usando um arquivo DOCX existente. Os formulários do ONLYOFFICE combinam os benefícios dos controles de conteúdo do Microsoft Office e dos formulários da Adobe.
Atualmente, o ONLYOFFICE Docs oferece suporte a campos de texto, imagens, botões de opção, caixas de combinação, caixas de seleção e listas suspensas. Cada campo tem suas próprias propriedades, para que você possa criar formulários sob medida para qualquer finalidade, seja um formulário de inscrição ou um contrato legal. Os formulários prontos para uso podem ser compartilhados com outros usuários para que possam preencher os campos obrigatórios e salvar a versão final como PDF.
On the official ONLYOFFICE website, there is uma coleção grátis de modelos de formulários para agradar a qualquer gosto. Curiosamente, você pode até solicitar um formulário que ainda não está disponível.
Colaboração em tempo real
A seguir estão vários recursos colaborativos importantes que o ONLYOFFICE Docs oferece:
- Dois modos de coedição diferentes, Rápido e Estrito;
- Permissões de acesso flexíveis — acesso total, revisão, comentários, visualização, preenchimento de formulários do ONLYOFFICE e filtro personalizado para planilhas;
- Alterações de percurso;
- Histórico e controle de versões;
- Comparação de documentos;
- Comentários;
- Menções do usuário;
- Chat integrado para mensagens de texto.
A experiência de coedição é um pouco semelhante ao que você normalmente obtém com o Google Docs ou o Microsoft Office Online. Você simplesmente compartilha um documento com outros usuários dando a eles a permissão de acesso necessária e começa a editá-lo em tempo real. Ao colaborar no modo Rápido, você verá instantaneamente as edições feitas por seus coautores. No modo Strict, todas as alterações se tornam visíveis somente após você clicar no botão Salvar.
Segurança melhorada
Como uma solução auto-hospedada, o ONLYOFFICE Docs permite que você controle seus dados porque nenhuma informação pessoal é armazenada nos servidores do ONLYOFFICE.
Recursos de segurança adicionais que você pode encontrar no ONLYOFFICE incluem:
- JSON Web Token para proteger arquivos de acesso não autorizado;
- Criptografia de dados em trânsito através do protocolo HTTPS;
- Colaboração criptografada em tempo real em salas privadas.
Além disso, você pode proteger documentos com senhas e assinaturas digitais, bem como restringir as opções de cópia, download e impressão. Você também pode impedir que outros usuários alterem as configurações de compartilhamento existentes.
Opções de integração
Atualmente, existem mais de 30 opções de integração para o ONLYOFFICE Docs. Você pode integrar o conjunto com vários serviços de gerenciamento de documentos e conteúdo e plataformas de armazenamento de arquivos usando conectores prontos para uso. As integrações mais populares são ONLYOFFCE Workspace, WordPress, Nextcloud, ownCloud, Redmine, Jira, Plone, Seafile, Drupal, Alfresco, Confluence, Nuxeo, Seafile, SharePoint, Chamilo, Moodle, etc.
ONLYOFFICE Docs também suporta o protocolo WOPI, por isso é possível integrá-lo com qualquer software compatível com WOPI.
Mobile e desktop apps
O projeto ONLYOFFICE oferece um aplicativo de desktop gratuito para Windows, Linux e macOS. Os editores de desktop são construídos no mesmo mecanismo que os editores online, então você dificilmente notará qualquer diferença entre as versões desktop e online.
Também existem aplicativos móveis oficiais para Android e iOS que podem ser baixados nas lojas de aplicativos correspondentes. Os aplicativos móveis do ONLYOFFICE são gratuitos e não têm anúncios ou compras no aplicativo.
Preços
O ONLYOFFICE Docs está disponível como Community Edition, que é gratuito e vem com a funcionalidade completa de edição.
No entanto, você sempre pode mudar para uma versão comercial se precisar de suporte técnico profissional e acesso instantâneo a atualizações regulares. Todas as edições comerciais do ONLYOFFICE Docs oferecem uma avaliação gratuita de 30 dias, para que você possa testar a solução antes da compra.
Para PMEs, os preços começam em US$ 1.200 por servidor. Para desenvolvedores de software, existe uma versão especial do ONLYOFFICE Docs que permite distribuir os editores do ONLYOFFICE como parte de suas próprias soluções da web.
Conclusão
O ONLYOFFICE Docs é um pacote de escritório on-line confiável que combina os benefícios colaborativos do Google Docs e do Microsoft Office Online com segurança avançada e controle de privacidade. O fato de poder integrá-lo nas estruturas de qualquer ecossistema de TI é uma vantagem competitiva real em comparação com os produtos dos gigantes da tecnologia mencionados acima.
