Hoje em dia os sistemas de gerenciamento de documentos são excelentes ferramentas que nos ajudam no dia a dia. Existem vários sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto. Talvez o mais popular seja o Mayan EDMS. É uma ferramenta com uma grande quantidade de recursos, mas talvez, grande demais para o usuário médio. Para esses usuários criaram a ferramenta chamada Open Paperless. Ele se concentra especificamente nas principais necessidades do usuário comum ao gerenciar seus documentos.
Esta ferramenta fornece uma plataforma robusta que permite a digitalização rápida, inteligente e de alta qualidade. Da mesma forma, oferece a possibilidade de arquivar, modificar e visualizar documentos de forma amigável. Ainda a possibilidade de salvar informações na nuvem e no nosso computador local.
Características do Open Paperless
Esta ferramenta é uma versão leve do Mayan EDMS que nos permite digitalizar, criar, gerenciar e arquivar documentos em diferentes formatos. Os documentos são armazenados com os atributos e metadados que queremos. Do mesmo modo, eles podem ser gerenciados pelos diferentes usuários, papéis e grupos que o Open Paperless oferece.
Open Paperless oferece uma grande variedade de recursos entre os quais se destaca uma interface web avançada com gerenciamento de usuários e senhas. Ele também nos oferece excelentes aplicações que permitem um armazenamento adequado, uma análise inteligente de documentos e um motor de busca eficiente. Também oferece suporte para converter documentos, verificar correspondência, assinar documentos, editar e adicionar metadados, gerenciamento de OCR, personalização de documentos e muito mais.
A ferramenta possui uma API REST avançada herdada do EDMS que está bem documentada. Isso nos permitirá integrar com serviços de terceiros, além de manter um registro de erros e mudanças geradas nos documentos. Ele também inclui um gerenciador de tarefas avançado que pode ser executado manualmente ou programado para execução automática.
Seja na nuvem ou em nossa máquina local, suas políticas de armazenamento e o uso de rótulos nos permitirão uma segmentação adequada que tornará o gerenciamento muito mais rápido. O seu visualizador integrado também nos permitirá visualizar qualquer documento sem muito esforço.
Este programa exige certos requisitos de hardware para uma operação adequada. De acordo com a página GitHub do projeto, é necessário pelo menos os seguintes requisitos:
- 2 Gigabytes de RAM
- CPU com múltiplos núcleos (64 bits, mais rápido que 1 Ghz).
- Ubuntu 16.10 ou superior.
Instalar Open Paperless no Ubuntu 16.04 ou superior
A instalação desta ferramenta é bastante simples. Eu tentei em distros com base em Debian e Ubuntu.
Só temos que executar os seguintes comandos em um terminal (Ctrl + Alt + T):
sudo apt install git-core -y
sudo git clone https://github.com/zhoubear/open-paperless.git
cd open-paperless
sudo ./setup.sh
sudo ./run.sh
Uma vez que a instalação esteja concluída, só temos que ir ao endereço IP do nosso servidor ou localhost se estivermos executando em nossa máquina local. Temos que adicionar a porta 8000 ao URL.
http://localhost:8000
Depois, podemos fazer login com o nome de usuário e a senha que encontramos na parte inferior na página inicial. Podemos alterar esses dados mais tarde.
Em geral, esta ferramenta é muito simples de usar. Isso nos permitirá digitalizar todos os nossos documentos de forma rápida e eficiente e armazená-los no meio em que queremos.
