Se você já recebeu a temida mensagem de “Caixa de Correio Cheia”, sabe como isso pode paralisar o fluxo de trabalho e gerar estresse, tanto para usuários quanto para equipes de TI. O excesso de e-mails, principalmente com anexos grandes e comunicações intensas, tem sido um problema constante no Microsoft 365. Felizmente, a Microsoft acaba de anunciar uma solução proativa: o arquivamento automático no Exchange Online, agora habilitado por padrão para evitar interrupções e melhorar a gestão de espaço nas caixas de correio.
Neste artigo, vamos detalhar como funciona essa nova funcionalidade, destacando as diferenças em relação às políticas antigas de retenção (MRM), explicando o gatilho de ocupação de 90%, e oferecendo orientações práticas para administradores e usuários. Se você quer manter suas caixas de correio organizadas e evitar chamadas constantes de suporte, este guia é essencial.
A mudança é significativa: com o arquivamento automático Exchange Online, o gerenciamento de e-mails deixa de ser reativo e passa a ser proativo. Entender seu funcionamento garante que sua equipe e usuários finais não sejam pegos de surpresa e que a continuidade dos negócios seja preservada.
O problema crônico das caixas de correio cheias
Atualmente, as caixas de correio do Exchange Online podem atingir rapidamente suas cotas por diversos motivos: anexos pesados, elevado volume de comunicação, e o acúmulo de mensagens antigas que nunca são movidas ou deletadas. Antes, os administradores dependiam das políticas de gerenciamento de mensagens (MRM), baseadas em tempo, que apenas atuavam após um certo período ou quando mensagens atingiam uma idade específica.
Esse modelo reativo muitas vezes não conseguia impedir que a caixa de correio atingisse 100% de sua capacidade. O resultado: interrupções no envio e recebimento de e-mails, aumento de chamados para o suporte técnico e perda de produtividade.
Como funciona o novo arquivamento automático do Exchange Online
O arquivamento automático Exchange Online introduz uma abordagem baseada em uso de espaço, e não apenas em tempo. Isso significa que o sistema monitora continuamente a ocupação da caixa de correio e age proativamente antes que o problema se torne crítico.
O gatilho de 90% de ocupação
O novo sistema é ativado quando a caixa de correio de um usuário se aproxima de 90% de sua cota. Utilizando o Assistente de Pasta Gerenciada, o Exchange Online identifica automaticamente os e-mails que podem ser movidos para a caixa de correio de Arquivo Morto (Archive Mailbox). Esse gatilho garante que o espaço seja liberado antes que a caixa de correio principal atinja sua capacidade máxima.
O que acontece com os e-mails?
Quando o arquivamento automático é acionado, os itens mais antigos ou que ocupam mais espaço são movidos para a caixa de correio de arquivo morto. Isso libera espaço na caixa principal sem que o usuário precise deletar mensagens manualmente. O processo é dinâmico: assim que o uso da caixa de correio principal cai abaixo do limite, o sistema reduz a atividade de arquivamento, mantendo a performance do Exchange Online e garantindo que a experiência do usuário não seja impactada.
Diferenças entre o arquivamento por cota e as políticas de retenção (MRM)
É importante compreender que o arquivamento automático por cota não substitui as políticas de retenção baseadas em tempo. Na prática:
- Arquivamento automático Exchange Online: baseado no uso da caixa de correio, proativo, age antes que a caixa atinja a capacidade máxima.
- Políticas MRM (Gerenciamento de Registros de Mensagens): baseadas em tempo, reativas, aplicam regras de retenção após um período definido.
Esses dois sistemas se complementam. Enquanto o MRM organiza e-mails de acordo com políticas corporativas de retenção, o arquivamento automático garante que o espaço disponível seja gerenciado de forma proativa, evitando interrupções inesperadas no fluxo de trabalho.
Como se preparar e o que os administradores precisam saber
A Microsoft programou a implementação do arquivamento automático Exchange Online para outubro em nuvens públicas e novembro para nuvens governamentais. Para garantir que tudo funcione corretamente, os administradores devem:
- Certificar-se de que todos os usuários tenham suas caixas de correio de arquivo morto provisionadas.
- Comunicar aos usuários que o sistema pode mover automaticamente mensagens antigas, mas que existem controles manuais disponíveis.
- Revisar a documentação da Microsoft sobre configuração de caixas de correio de arquivo morto e políticas de arquivamento.
A tag “nunca mover para o arquivo”: seu controle manual
Mesmo com o arquivamento automático habilitado, os usuários podem manter controle sobre e-mails críticos usando a tag “Nunca mover para o arquivo”. Essa funcionalidade permite que mensagens importantes não sejam movidas automaticamente, garantindo que o usuário mantenha a última palavra sobre o que permanece na caixa de entrada principal.
Conclusão: um passo inteligente para a gestão de e-mails
O arquivamento automático Exchange Online representa um avanço significativo na gestão de e-mails no Microsoft 365. Com menos interrupções no fluxo de trabalho, menos chamadas de suporte e um gerenciamento proativo do espaço de armazenamento, administradores e usuários podem respirar aliviados.
Para garantir que sua equipe esteja pronta, é essencial revisar a documentação da Microsoft e comunicar a mudança de forma proativa. Compartilhe este artigo com sua equipe de TI e prepare-se para dar adeus aos problemas de caixa de correio lotada!
