Faltando menos de um mês para o final do ano, os escritórios de contabilidade começam a se organizar para apoiar os seus clientes em obrigações fiscais importantes como balanço patrimonial, fechamento de caixa e décimo terceiro, entre outros, e também a se prepararem para a temporada do Imposto de Renda.
E é justamente nessa época que o fluxo de documentos e informações aumentam consideravelmente. Por isso, manter tudo a salvo e organizado é fundamental para garantir a continuidade dos negócios – do seu escritório e dos seus clientes.
Pensando nisso, a Sage, empresa líder de mercado em soluções de gestão na nuvem, listou algumas dicas de gestão de dados e segurança da informação especialmente para os escritórios de contabilidade. Veja abaixo:
1. Faça backup
A sua empresa faz backups regularmente? Se sim, ótimo. Caso contrário, estabelecer uma rotina para copiar arquivos é uma tarefa para ontem, ok? Segundo especialistas, a metodologia de 3-2-1 é a mais recomendada. Ela consiste em ter três backups em dois tipos de mídia diferentes, sendo que uma dessas cópias esteja em outro ambiente – fora da rede e se possível, em um local fisicamente longe do escritório. Caso ocorra algum incidente, é possível recuperar tudo facilmente. As companhias também devem contar com soluções que já fazem o backup automaticamente.
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2. Organize pastas e documentos
Ao longo dos anos, as empresas vão acumulando documentos e com o passar do tempo, encontrá-los na rede passa ser uma tarefa demorada. Adote uma metodologia para organizar as pastas e conscientize a sua equipe sobre a importância de manter a disciplina na hora de salvar os materiais. É uma medida simples e sem custos que otimizará a rotina do seu escritório.
3. Estabeleça uma política de segurança da informação
Profissionais contábeis lidam com informações sensíveis de diversas empresas. Ter uma política de segurança bem definida garante a tranquilidade do seu cliente e a sua também. Ela tem o objetivo de preservar a integridade dos dados, apontar como eles podem ser utilizados e determinar quais sãos os controles de proteção requeridos para cada tipo de conteúdo, além de estabelecer níveis de acesso e compartilhamentos de rede. Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), prevista para entrar em vigor em 2020, essa iniciativa garante que o seu escritório cumpra a legislação.
4. Capacite a sua equipe
Capacitar os seus colaboradores é extremamente importante. O ideal é criar uma rotina de treinamentos para ensiná-los quais são os cuidados necessários, como proceder em casos de e-mail suspeito e dicas de boas práticas para navegar na Internet. Aplicar essa dinâmica de conscientização diminui consideravelmente a chance sofrer um ataque cibernético já que muitos hackers utilizam técnicas baseadas em engenharia social, ou seja, criam conteúdos atrativos para que o usuário baixe e instale o vírus.
5. Mantenha tudo atualizado
Manter as licenças de uso e atualizações de software em dia também é uma prática que evita perder dados e ou estar vulnerável a invasões. Certifique-se de que todos estão utilizando a versão mais recente das ferramentas. Vale ressaltar que isso inclui as soluções de antivírus também.
